• Rahmenbedingungen und Ziele der Initialisierung festlegen
• Ressourcenbedarf und Termine für die Initialisierung festlegen
• Risiken und Chancen aufzeigen

• Formeller Entscheid zur Projektinitialisierung treffen
• Projektinitialisierungsauftrag unterschreiben
• Ressourcen für die Phase Initialisierung freigeben
• Vorhaben im Projektportfolio eintragen lassen

• Formeller Entscheid ob die Phase Initialisierung abgeschlossen werden kann
• Ressourcen für die gesamte Projektdauer sicherstellen und für die nächste Phase freigeben
• Entscheidung mit der Stammorganisation abstimmen
• Durchführungsauftrag unterschreiben

• Ziele, Machbarkeit und Nutzen nach der Phase Konzeption überprüfen und abstimmen
• Sicherstellung der Ressourcen für die Folgephase
• Entscheid mit der Stammorganisation abstimmen
• Phasenbericht, Projektmanagementplan und phasenspezifische Ergebnisse prüfen, genehmigen, zurückweisen
• Formeller Entscheid zur Phasenfreigabe Realisierung treffen

• Ziele, Machbarkeit und Nutzen nach der Phase Realisierung überprüfen und abstimmen
• Sicherstellung der Ressourcen für die Folgephase
• Entscheid mit der Stammorganisation abstimmen
• Phasenbericht, Projektmanagementplan und phasenspezifische Ergebnisse prüfen, genehmigen, zurückweisen
• Formeller Entscheid zur Phasenfreigabe Einführung treffen

• Freigabekriterien beurteilen und Einführungsrisiken einschätzen und präsentieren
• Formeller Entscheid zur Betriebsaufnahme treffen
• Nutzung für die Anwender nach erfolgreicher Betriebsaufnahme freigeben

• Ziele, Machbarkeit und Nutzen nach der Phase Realisierung überprüfen und abstimmen
• Überprüfen ob die Strategien, Standards und Vorgaben eingehalten werden
• Sicherstellung der Ressourcen für die gesamte restliche Projektdauer rechtzeitig und ausreichend sicherstellen
• Entscheid mit der Stammorganisation abstimmen
• Releasebericht, Phasenbericht, Projektmanagementplan und phasenspezifische Ergebnisse prüfen, genehmigen, zurückweisen
• Formeller Entscheid zur Releasefreigabe treffen oder zurückweisen

• Checkliste Phasenfreigabe Abschluss mit weiteren Freigabekriterien ergänzen
• Entscheid mit der Stammorganisation abstimmen
• Formeller Entscheid Phasenfreigabe Abschluss treffen

• Sicherstellen, dass die Abschlussarbeiten vollständig erfolgt sind entsprechende Püfungen durchführen, beauftragen
• Projektschlussbeurteilung und weitere Entscheidungsgrundlagen den Entscheidungsträgern zustellen
• Entscheidung mit der Controlling und Vorgabestellen abstimmen
• Schlusssizung des Projektauschusses durchführen
• Projektschlussbeurteilung genehmigen oder zurückweisen
• Formeller Entscheid Projektabschluss treffen

Die Liste Pojektentscheid Steuerung dokmentiert die Ergebnisse der Entscheidungsaufgaben der Ebene Steuerung.

Die Liste wird während der ganzen Dauer eines Projekts verwendet.

• Entscheid
• Meilenstein erreicht ja/nein
• Zugrunde liegende Dokumente
• Entscheidungsträger der Ebene Steuerung

Der Projektmanagementplan beinhaltet die Gesamtplanung des Projekts und die wesentlichen Regelungen zu Methode, Techniken, Rollen und Hilfsmittel die projektspezifisch festgelegt wurden.

Inhalt:

• Projektbeschreibung
• Szenario mit Durchführungsstrukturplan
• Durchführungsorganisation
• Projektergebnisstruktur
• Qualitätsziele und Vorgaben für die Durchführung
• Prüfplan
• Durchführungsplan, Kostenplan, Ressourcenplan, Beschaffungsplan, Kommunikationsplan, Stakeholdermanagement, Reporting, Qualitätssicherung, Änderungsmanagement, Risikomanagement, Eskalationsvorgehen, Dokumentenmanagement

Der Durchführungsauftrag bildet den Rahmen und die verbindliche Grundlage für die Lösungsentstehung sowie den darauffolgenden Projektabschluss und genehmigt die Projektfortsetzung.

Inhalt:

• Ausgangslage, Ziele, Handlungsbedarf
• Zusammenfassende Lösungsbeschreibung
• Strategiebezug und Umsetzung von Vorgaben
• Rechtliche Grundlagen und Investitionsbedarf
• Ressourcen und Hilfsmittelbedarf
• Kosten / Nutzen/ Wirtschaftlichkeit (Vorschau)
• Planung und Organisation, Vorgehensweise, Risiken, Konsequenzen, Verbindlichkeiten

Die Stakeholderliste wird erstmals in der Phase Initialisierung erarbeitet und bildet die Grundlage für das Managen der Stakeholder, für die direkte Zusammenarbeit mit den Stakeholdern und für die Kommunikationsplanung.

Der Projektstatusbericht dient zur periodischen Berichterstattung über den Projektstand, den Projektfortschritt und die Prognosen zum weitern Projektverlauf.

Inhalt:

• Übersicht Projektstand
• Prognose der Zielerreichung
• Probleme und Massnahmen
• Risiken und Ausblick

• Überprüfen ob Aspekte der Nachhaltigkeit berücksichtigt sind
• Überprüfen ob die Stossrichtung der Studie und der Beschaffungsanalyse kongruent sind
• Variantenbeschreibung und Variantenbewertung (Empfehlungen einholen)
• Die geeignete Vorgehensweise für die bevorzugte Lösungsvariante entscheiden
• Entscheid mit Auftraggebern und Stakeholder abstimmen
• Formeller Entscheid zum weiteren Vorgehen treffen

Mit der Offertanfrage werden Angebote für Leistungen eingeholt.

Inhalt:

• Auftraggeber, Ausgangslage, Auftragsgegenstand
• Termine, Bedingungen, Vorgaben
• Administrativer Ablauf der Beschaffung

Das Angebot spezifiziert die vom Ersteller/Betreiber angebotene Leistung oder das Produkt. Es umfasst die kommeziellen Aspekte, sowie Vorgehen und Verfahren zur Erbringung der Leistung.

Der Aufbau des Angebots richtet sich nach den Vorgaben der Beschaffungsstelle.

Der Evaluationsbericht fasst die Ergebnisse der Angebotsbewertung zusammen und bildet die Grundlage für den Entscheid.

Inhalt:

• Ausgangslage und Vorgehen bei der Evaluation
• Ausschreibung, Fragen und Angebotsöffnung
• Ergebnisse der Evaluation
• Empfehlung
• Anträge und Anhänge

In agil geführter Lösungsentstehung werden die Lösungsanforderungen auf der Basis der Studie und der Situationsanalyse in der Phase Umsetzung erstmalig in der Art eines massgebenden " Initial Product Backlogs " erarbeitet. Sie entsprechen einer Liste eindeutig priorisierter Anforderungen, bei Bedarf unterteilt in Releases, die nach geschäftsspezifischen oder anderen für das Vorhaben wichtigen Aspekten und logischen Abhängigkeiten geordnet sind. Im Rahmen der selbstorganisierten agilen Entwicklung werden sie kontinuierlich aktualisiert.

Inhalt:

• Übersicht aller Aufträge
• Releases
• Allgemeine Beschreibungen
• Anforderung mit Priorität

• Produktkonzept durch die zuständige Controlling- und Vorgabestelle prüfen lassen, Stellungnahmen einfordern
• Checkliste Produktkonzept mit weiteren Kriterien ergänzen
• Formeller Entscheid Produktkonzept treffen

In agil geführter Lösungsentstehung entspricht die Detailspezifikation weitgehend einem " Sprint Backlog ", dient jedoch aus Projektmanagementsicht nur der Dokumentation der jeweiligen aktuellen Planung jener Anforderungen, die das Entwicklungsteam selbstorganisiert ausgewählt hat und die innerhalb der jeweiligen Iteration zu erledigen sind. Sie wird im Rahmen der Aufgabe Projekt führen und kontrollieren iterativ-inkrementell fortgeführt, sodass die bereits im Dokument erledigten Anforderungen vorheriger Iterationen jeweils um ein neues Kapitel ergänzt werden.

• Organisation und Rahmenbedingungen für die Vorabnahme festlegen.
• Realisierte Einführungsmassnahmen und Notfallorganisation prüfen.
• Checkliste Vorabnahme mit weiteren Kriterien ergänzen.
• Vorabnahme technisch und organisatorisch vorbereiten.
• Vorabnahme durchführen und Befunde protokollieren.
• Befunde analysieren und klassieren (z. B. nach Mängelklasse, neue Anforderungen).
• Formellen Entscheid Vorabnahme treffen.

• Organisation und Rahmenbedingungen für die Abnahme festlegen.
• Checkliste Abnahme mit weiteren Kriterien ergänzen.
• Abnahme technisch und organisatorisch vorbereiten.
• Abnahmeprozess durchführen und Befunde protokollieren.
• Formellen Entscheid über die Abnahme und das weitere Vorgehen treffen.
• Befunde analysieren und klassieren (z. B. nach Mängelklasse, neue Anforderungen).

Der Phasenbericht Konzept bildet die Grundlage für den Entscheid über die Freigabe der Phase Realisierung und für die Aktualisierung des Projektstatusberichts. Er fasst die Ergebnisse und Entscheide der aktuellen Phase zusammen und zeigt die Organisation der nächsten Phase auf.

Der Phasenbericht Realisierung bildet die Grundlage für den Entscheid über die Freigabe der Phase Einführung und für die Aktualisierung des Projektstatusberichts. Er fasst die Ergebnisse und Entscheide der aktuellen Phase zusammen und zeigt die Organisation der nächsten Phase auf.

Der Phasenbericht Einführung bildet die Grundlage für den Entscheid über die Freigabe der Phase Abschluss und für die Aktualisierung des Projektstatusberichts. Er fasst die Ergebnisse und Entscheide der aktuellen Phase zusammen und zeigt die Organisation der nächsten Phase auf.

Der Releasebericht liefert die Übersicht über den bisherigen Projekterfolg und bildet die Grundlage für die Erstellung des Projektstatusberichts sowie, je nach Bestimmung im Projektmanagementplan, auch für den Entscheid über die Freigabe des nächsten Release. Er fasst die Ergebnisse und Entscheide des aktuellen Release zusammen und zeigt eine Übersicht über den noch zu leistenden Aufwand im Projekt.

Der Phasenbericht Umsetzung bildet die Grundlage für den Entscheid über die Freigabe zur Phase Abschluss nach einer agilen Entwicklung sowie für die Aktualisierung des Projektstatusberichts. Er fasst die Ergebnisse und Entscheide der Phase zusammen und zeigt die Organisation der Phase Abschluss auf.

Inhalt:

• Ausgangslage
• Strategiebezug, Erfolge und Umsetzung von Vorgaben
• Nutzen und Wirtschaftlichkeit
• Rechtliche Grundlagen
• Planung und Organisation
• Prognose der Zielerreichung und Lösungen
• Risiken
• Anträge
• Fazit

Der Änderungsantrag kommt ausschliesslich bei klassisch geführter Lösungsentstehung zum Tragen und bildet die Grundlage für eine inhaltliche Änderung. Er umfasst die Änderungsbeschreibung mit dem Antrag, das Vorgehen, um die Änderung durchzuführen, und den Lösungsvorschlag, um die Änderung umzusetzen. Der Änderungsantrag hat Anforderungscharakter und spezifiziert die durchzuführende Änderung im Detail.

Die Änderungsstatusliste dient zur Aufzählung und Überwachung der Änderungen sowie der Dokumentation aller hinzugefügten, gelöschten oder geänderten Funktionen oder sonstiger durchgeführter Modifikationen. Sie unterstützt die Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufs (Governance) und gibt einen Überblick über deren Bearbeitungsstatus und - falls die Änderungen erfolgen - den Status der Änderungen.

Die Projektschlussbeurteilung bildet die Grundlage für den Entscheid zum Projektabschluss. Sie informiert den Auftraggeber über den Soll-Ist-Vergleich bezüglich der sachlichen, terminlichen und finanziellen Projekt- und Vorgehensziele. Die Inhalte des Ergebnisses Projekterfahrungen sind zusammenfassend dokumentiert. Inhalt und Termine der Projekterfolgskontrolle sind bestimmt.

Die Liste Pojektentscheid Führung dokmentiert die Ergebnisse der Entscheidungsaufgaben der Ebene Führung.

Die Liste wird während der ganzen Dauer eines Projekts verwendet.

• Entscheid
• Meilenstein erreicht ja/nein
• Zugrunde liegende Dokumente
• Entscheidungsträger der Ebene Führung

Die Rechtsgrundlagenanalyse beschreibt die für das Projektergebnis bestehende bzw. geltende Rechtsgrundlagen und den allfälligen Bedarf für deren Änderung. Ein besonderes Augenmerk gilt den kommunalen, kantonalen, nationalen und allenfalls auch den internationalen rechtlichen sowie produktrelevanten und regulatorischen Vorgaben, die die anvisierte Lösung samt ihren Auswirkungen auf die Umsysteme, einhalten muss ( Product Compliance ).

Zum Inhalt gehören die bestehenden Rechtsgrundlagen, bevorstehende Änderungen, identifizierte Lücken, Vorschläge zur Schliessung der Lücken und Beurteilung der Konsequenzen.

Die Schutzbedarfsanalyse, auch ISDS-Analyse genannt, dokumentiert die Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz.

Zum Inhalt gehört die Anforderungskategorie, die Anforderungsbeschreibung und die Anforderungszuordnung.

Die Beschaffungsanalyse beschreibt den konkreten Handlungsbedarf, was durch wen und wann beschafft werden soll, wie sich der Markt präsentiert, welche anderen Rahmenbedingungen zu beachten sind und welches Beschaffungsverfahren zum Tragen kommt. Die Analyse wird mit den Controlling- und Vorgabestellen für das Beschaffungswesen abgestimmt.

Die Beschaffungsanalyse bildet als Ergänzung zur Studie die Grundlage für die Entscheidung, ob die Projektfortsetzung freigegeben wird oder nicht. Ebenso ist sie die Voraussetzung für die Erarbeitung des Projektmanagementplans und des Durchführungsauftrags.

Die Studie beschreibt die angestrebte Lösung, indem sie basierend auf der Standortbestimmung die groben Ziele definiert, mögliche Lösungsvarianten und das vorgeschlagene Vorgehen aufführt und diese anschliessend bewertet. Sie entspricht dem Business-Case und zeigt den Geschäftsnutzen sowie den Bezug zur Strategie und den Zielen der Stammorganisation. Alle Aspekte, die einen Einfluss auf die geplante Lösung haben oder die von der Lösung beeinflusst werden können, werden in der Studie erwähnt. Es wird das passende Szenario ausgewählt, allenfalls ein individuelles Szenario erstellt und es wird geschätzt, welche Wertigkeit das Projekt haben wird.

Die Studie wird nur soweit detailliert, dass die Stossrichtung des anvisierten Projekts klar ersichtlich ist und der Entscheid Weiteres Vorgehen getroffen werden kann. Die straffe Vorgehensweise trifft insbesondere auf die Standortbestimmung zu, um die Initialisierungsphase nicht unnötig zu verlängern.

Der in der Studie dokumentierte Entscheid über das weitere Vorgehen bildet die Grundlage für die Entscheidungsvorbereitung, ob ein Projekt fortgesetzt wird oder nicht. Die Studie ist die Voraussetzung für die Erarbeitung des Projektmanagementplans und des Durchführungsauftrags.

Die Situationsanalyse beschreibt und analysiert die gegenwärtige Situation und die zukünftigen Entwicklungen und ergänzt bzw. vertieft die grobe Standortbestimmung aus der Studie.

Zur Bestimmung des Untersuchungsbereichs wird der gesamtheitliche Lösungs- und Einflussbereich der in der Phase Initialisierung gewählten Variante herangezogen. Neben der Zusammenstellung der wesentlichen Mengen und Häufigkeiten geht die Situationsanalyse insbesondere auf die Mängel und Schwachstellen ein, die mit der künftigen Lösung möglichst beseitigt werden sollen, und definiert die vorhandenen Stärken, die erhalten werden sollen. In der Situationsanalyse wird geprüft, ob das Modul Organisation relevant ist.

Die Situationsanalyse bildet die fachliche Basis für die Definition der vom Projektergebnis zu erfüllenden Lösungs- und Organisationsanforderungen. Sie ist ziel- und lösungsneutral und umfasst alle für die Lösung relevanten Aspekte.

Die Organisationsanforderungen definieren, ob es ein neues oder aktualisiertes Geschäftsmodell braucht oder ob die Aufbau- oder Ablauforganisation ändert. Sie beinhalten jene kontextbezogenen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen, die die interne Organisation im Rahmen der künftigen Lösung stärken und der Lösung selbst einen höheren Wirkungsgrad ermöglichen.

Sie umfassen neben den klassischen aufbau- und ablauforganisationsspezifischen Aspekten auch die Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit, Effektivität und Effizienz sowie die Ziele der Stammorganisation und die aus den Zielen abgeleitete Organisationsstrategie, oftmals manifestiert in einem Geschäftsmodell, das den Rahmen vorgibt, in den die neue Organisation eingepasst werden muss.

Das Organisationskonzept vertieft die in der Studie beschriebene und gewählte Lösungsvariante aus organisatorischer Sicht. Es basiert auf den Organisationsanforderungen, ergänzt durch die Erkenntnisse aus den Lösungsanforderungen und beschreibt die relevanten Geschäftsmodellaspekte sowie Aufbau- und Ablauforganisation (Geschäftsprozesse) für die Geschäftsabwicklung und den Support. Es zeigt auf, welche neue Organisation erstellt wird und welche Änderungen an Bestehendem vorgenommen werden.

Die Geschäftsmodellbeschreibung beinhaltet alle organisatorischen Aspekte, die für die Lösung relevant sind und die durch die Lösung beeinflusst werden können und gibt den Rahmen für die Ablauf- und Aufbauorganisation vor. Sie orientiert sich an den Elementen des Geschäftsmodells einer Organisation, verstärkt die ganzheitliche Sichtweise auf die Organisation und umfasst eine Auswahl von Komponenten wie z. B. die Kundensegmentierung oder die Kundenbeziehungen.

Die Prozessbeschreibung ist eine bis auf Prozessebene ausdetaillierte Ablauforganisation, sie beschreibt die einzelnen Prozesse mit den eingesetzten Hilfsmitteln.

Prozessbezeichnung, Prozessverantwortliche, Prozessbeteiligte, Prozessziele, Kennzahlen und Messgrössen, Kritische Erfolgsfaktoren, Prozessbewertung, Prozessdiagramm.

Die Organisationsbeschreibung beschreibt die Aufbauorganisation mit dem detaillierten Organigramm, den Funktionsbeschreibungen und Personalanforderungen. Sie bildet die Grundlage für Stellenbesetzungen.

Die Lösungsanforderungen beinhalten die fachlichen und technischen Anforderungen, aber auch weitere Elemente wie Eigenschaften, Funktionen, Optimierungen und Mängelkorrekturen, rechtliche sowie lösungsrelevante und regulatorische Vorgaben, die das künftige System oder Produkt erfüllen soll. Sie umfassen beispielsweise die in die Lösung unmittelbar einfliessenden Geschäftsanforderungen, Betriebsanforderungen, Supportanforderungen oder Sicherheitsanforderungen.

In klassisch geführter Lösungsentstehung werden die Lösungsanforderungen in der Phase Konzept auf der Basis der Studie und der Situationsanalyse im endgültigen Detaillierungsgrad erarbeitet und während der Lösungsentstehung bei Bedarf über das Änderungsmanagement sukzessive nachgeführt.

Das Produktkonzept vertieft die in der Studie beschriebene und gewählte Lösungsvariante. Es basiert auf den Lösungsanforderungen, ergänzt durch die Erkenntnisse aus den Organisationsanforderungen und beschreibt das zu erstellende Produkt. Je nach Produkt und Komplexität der Lösungsanforderungen variieren die Struktur und der Detaillierungsgrad.

In klassisch geführter Lösungsentstehung beschreibt die Detailspezifikation die funktionalen und qualitativen Lösungseigenschaften. Sie basiert auf den Lösungsanforderungen und auf dem Produktkonzept bzw. bei IT-Projekten auf dem Systemkonzept und der Lösungsarchitektur. Sie wird inhaltlich und planerisch so detailliert erstellt, dass sie eine verlässliche Grundlage für die Realisierung (Entwicklung und Anpassung bzw. Entwicklung und Parametrisierung) der Lösung bildet. Die Detailspezifikation bildet die Grundlage für die Erstellung von detaillierten Testfallbeschreibungen.

Das Einführungskonzept beschreibt die Massnahmen für die Lösungseinführung und die Einführungsorganisation. Dazu gehören die Massnahmen des Organisationschangemanagements zur Unterstützung des Übergangs zum neuen Zustand, das Ausbildungskonzept, die Planung der Abnahmen samt Abnahmekriterien sowie die Freigabekriterien der Betriebsaufnahme.